Algumas pessoas podem se perguntar sobre os motivos para se escrever um livro sobre assunto tão específico da administração pública, como é o caso da rotina de suprimento de fundos. Realmente trata-se de fato impensável no passado. Mas, como acontece em várias áreas do conhecimento humano, o tema finanças públicas evoluiu muito nos últimos anos. Essa evolução, acompanhada da revolução tecnológica trazida pelos sistemas informatizados e pelos modernos meios de pagamento, chegou ao setor público e trouxe como conseqüências a especialização de determinados conhecimentos e a exigência de técnicos preparados, que possam executar as rotinas de forma correta, sempre em benefício da sociedade.
É bem verdade que a rotina de suprimento de fundos, ou adiantamento de recursos a servidor designado no âmbito de uma unidade, não é novidade no ordenamento jurídico nacional, pois está prevista na Lei no 4.320/1964. Entretanto, no Governo Federal, os mecanismos de execução e controle orçamentários e financeiros sofreram grandes mudanças. As implementações do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – Siafi, da conta única do governo e do Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF trouxeram alterações substanciais na forma de movimentação dos recursos e de pagamento por meio de suprimento de fundos. Atualmente, um dos instrumentos que viabiliza o controle das referidas despesas por meio do CPGF é o Portal de Transparência do Governo Federal (www.portaldatransparencia.gov.br).
No auge da crise sobre a utilização do CPGF, muitas impropriedades foram ditas e escritas na imprensa, salvo algumas exceções. Claramente via-se uma completa desinformação sobre o tema. A ferramenta que proporcionou a transparência foi crucificada, quando na verdade deveria ter sido louvada. Parecia que todo o problema seria resolvido se, naquele momento, o meio de pagamento Cartão fosse extinto. As iniciativas no sentido de se esclarecer à sociedade que essas despesas ocorrem na administração pública desde 1964 foram poucas. Nas empresas, essa modalidade de despesa é corriqueira e recebe nomes variados, como despesa de pequena monta, de pequeno valor, ou fundo fixo de caixa. No governo, essas despesas sempre ocorreram por meio de conta corrente bancária, sem a transparência necessária para a sociedade.
Assim, foi correta a resposta do poder executivo federal quando, por meio de ato do presidente, determinou que todas as unidades utilizassem o cartão como instrumento de movimentação de suprimento de fundos. Dessa forma, a sociedade efetivamente obteve instrumento para exercer o chamado “controle social”, por meio da disponibilização dos gastos dos agentes supridos na internet. Nessa mesma linha, além dos gastos, outras informações também devem ser disponibilizadas sobre a concessão dos suprimentos, para que o público em geral conheça os motivos da concessão e não interprete as informações simplesmente em função do tipo do estabelecimento em que foi realizado o gasto. Nesse sentido, tem-se notícia de que o Governo Federal, por meio da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação - SLTI – já está criando um novo sistema de controle do suprimento de fundos, de forma a aperfeiçoar cada uma de suas etapas.
Sob a ótica operacional, a experiência dos autores em sala de aula tem demonstrado que o assunto “Suprimento de Fundos” é um dos que mais suscitam dúvidas por parte do gestor público, principalmente dos “marinheiros de primeira viagem”, que muitas vezes são designados como “agentes supridos” e recebem adiantamento de recurso público para posterior prestação de contas. Além desse fato, o ordenador de despesas da unidade desempenha papel fundamental, com relação ao completo entendimento da rotina, pois é o responsável pela autorização do adiantamento e, em última instância, pela aprovação da prestação de contas.
Sendo assim, o ponto inicial da discussão acontece quando o ordenador de despesas precisa realizar determinado gasto na unidade gestora e se depara com o seguinte questionamento: “posso realizá-lo por suprimento de fundos?”. Talvez essa seja uma das perguntas mais corriqueiras em qualquer unidade gestora. A resposta não é direta, pois depende da situação e do tipo da despesa. Entretanto, a melhor orientação segue a linha de que, sempre que possível, deve-se evitar a realização de despesas por meio da sistemática de suprimento de fundos. As regras a serem seguidas, por se tratar de modalidade excepcional, invertem procedimentos e geram dificuldades operacionais. O processo de prestação de contas exige cumprimento às inúmeras exigências normativas e, se o gestor não estiver bem preparado nem possuir conhecimento dos corretos procedimentos, a probabilidade de se cometer algum erro ou impropriedade é elevada.
Porém, se você precisa trabalhar com esse tipo de despesa, mãos à obra! Ou melhor: leitura da obra. O texto a seguir tem como objetivo demonstrar todas as etapas a serem seguidas, desde a concessão até a prestação de contas, de forma a tratar os tópicos mais controversos da matéria e que exigem cuidados e atenção. Nunca perca de vista que as despesas públicas devem seguir o trâmite normal de aplicação (planejamento, licitação, empenho, liquidação e pagamento).
Lembre-se que suprimento de fundos não é válvula de escape! Estabeleça relações contratuais de forma planejada com os fornecedores, evitando o chamado “fracionamento da despesa”. O processo licitatório deve ser a regra. Portanto, as despesas com suprimento de fundos devem ser bem fundamentadas. Logo, é importante que o ordenador de despesas seja criterioso antes de autorizar a realização de despesas por meio de suprimento de fundos e que defina de forma clara e objetiva as despesas a serem executadas.
Vale ressaltar, ainda, que suprimento de fundos é um assunto dinâmico e que sofre freqüentes atualizações. Portanto, o gestor deve acompanhar de perto as eventuais alterações na legislação e na rotina de execução. Permeando todos esses aspectos, esperamos que você, ao realizar despesas por meio da concessão de suprimento de fundos, esteja seguro e conheça todos os procedimentos. Esse é o nosso principal objetivo!
Boa leitura!